كيفية تحسين العلاقات الإعلامية من أجل استجابة أكثر فعالية للأزمات

في إدارة الأزمات، تميل الشركات في كثير من الأحيان إلى الوقوع في عقلية الرضا عن النفس، خاصة في فترات الهدوء النسبي عندما تبدو الأزمة بعيدة المنال، وقد تهمل الشركات الاهتمام المستمر والاستثمار في إدارة الأزمات. وقد تدفع هذه العقلية الشركات إلى الاستجابة ببطء عند حدوث أزمة بالفعل، وتفويت أفضل فرصة للتعامل معها، بل وحتى تفاقم التأثير السلبي للأزمة. تقدم النقاط التالية تحليلاً مفصلاً للمشاكل الشائعة التي تواجهها الشركات في إدارة الأزمات وكيفية تحسين العلاقات مع وسائل الإعلام لتحقيق استجابة أكثر فعالية للأزمات.

الرضا عن الوضع الراهن والتأخر في الاستجابة للأزمات

1. تجاهل استمرارية إدارة الأزمات: قد تنظر الشركات إلى إدارة الأزمات على أنها مهمة مؤقتة وليست نشاطًا إداريًا مستمرًا. وينتج عن ذلك افتقار الشركات إلى آليات فعالة للاستجابة للأزمات وفرق مدربة تدريباً جيداً عند حدوث أزمة بالفعل، مما يجعلها غير قادرة على الاستجابة بسرعة وتفتقد أفضل نافذة للسيطرة على الأزمة.
2. التقليل من تأثير الأزمة: بسبب التقليل من أهمية الأزمة، قد تستثمر الشركات بشكل أقل في إدارة الأزمات، بما في ذلك الموارد والقوى العاملة والوقت. قد يؤدي هذا السلوك قصير النظر إلى عدم استعداد الشركات بشكل كافٍ عند اندلاع الأزمة، ولا يمكنها الاستجابة إلا بشكل سلبي، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى تفاقم الوضع.
3. - عدم وجود الشجاعة لمواجهة الأزمة: عند حدوث أزمة، قد تميل الشركات إلى تجنب المشكلات، على أمل أن يتلاشى الوقت من الذاكرة العامة. وهذا الموقف المراوغ لا يفشل في حل المشكلة فحسب، بل قد يؤدي إلى تفاقم الشكوك العامة وعدم الرضا بسبب عدم تناسق المعلومات وضعف التواصل، والإضرار بسمعة الشركة.

سوء الفهم حول العلاقات مع وسائل الإعلام

1. - إهمال بناء العلاقات الإعلامية: في الظروف العادية، قد تنظر الشركات إلى وسائل الإعلام فقط كأداة دعائية دون إدراك الدور الهام الذي تلعبه وسائل الإعلام في التواصل أثناء الأزمات. إن عدم وجود علاقات ثقة طويلة الأمد وعميقة مع وسائل الإعلام يؤدي إلى عدم القدرة على نقل المعلومات الإيجابية بشكل فعال والتحكم في اتجاه الرأي العام أثناء الأزمات.
2. مستوى ضحل من "علاقات الجذب": قد تحاول المؤسسات إقامة اتصال مع وسائل الإعلام من خلال أنشطة علاقات عامة بسيطة أو تقديم الهدايا، ولكن هذا غالبًا ما يكون سطحيًا ويفتقر إلى التواصل والتعاون الجوهريين. وينبغي للشراكة الحقيقية أن تقوم على الاحترام والتفاهم المتبادلين، فضلا عن القيم المشتركة.
3. أخطاء في الاستجابة للأزمات: في الأزمات، قد تفتقر الشركات إلى قنوات الاتصال الجيدة والثقة المتبادلة مع وسائل الإعلام، مما يؤدي إلى ضعف نقل المعلومات وحتى سوء الفهم والصراعات. في هذه الحالة، قد تتبنى الشركات استراتيجيات استجابة متحفظة أو جذرية للغاية، والتي لا يمكنها نقل موقف الشركة بشكل فعال ولا كسب الفهم والدعم العام.

استراتيجية التحسين

1. إنشاء نظام مستمر لإدارة الأزمات: يجب على المؤسسات اعتبار إدارة الأزمات جزءًا من العمليات اليومية، وإجراء تقييمات منتظمة للمخاطر، وتنفيذ تدريبات محاكاة الأزمات لضمان قدرة الفريق على الاستجابة بسرعة وبشكل منظم عند حدوث أزمة.
2. تعميق العلاقات مع وسائل الإعلام: يجب على الشركات إقامة علاقات تعاونية طويلة الأمد مع وسائل الإعلام بشكل استباقي وتعزيز التفاهم والثقة المتبادلة من خلال أنشطة الاتصال المنتظمة والكشف الشفاف عن المعلومات وما إلى ذلك. عند حدوث أزمة، يمكن استخدام قوة وسائل الإعلام لنقل معلومات إيجابية حول الشركة وتوجيه الرأي العام بشكل أكثر فعالية.
3. تنمية القدرات المهنية في مجال الاتصال في الأزمات: يجب على الشركات تدريب فرق الاتصال المتخصصة في الأزمات لإتقان مهارات الاتصال الفعالة، بما في ذلك كيفية الحفاظ على الهدوء أثناء الأزمات، وكيفية نقل المعلومات بدقة، وكيفية التعامل مع القضايا الحساسة للحد من سوء الفهم والذعر.
4. إنشاء آلية اتصال متعددة القنوات: بالإضافة إلى التواصل مع وسائل الإعلام، يجب على الشركات أيضًا إنشاء قنوات اتصال مع العديد من أصحاب المصلحة مثل الجمهور والعملاء والموظفين لضمان شفافية المعلومات والتواصل ثنائي الاتجاه لتعزيز التأثير العام لإدارة الأزمات.

باختصار، إدارة الأزمات هي مشروع منهجي يتطلب من المؤسسات بناء نظام شامل للإنذار والاستجابة للأزمات من منظور استراتيجي، وفي الوقت نفسه، يجب عليها تعميق علاقتها مع وسائل الإعلام وتحسين قدراتها المهنية في الاتصال بالأزمات لضمان ذلك يمكنهم الاستجابة بسرعة عند حدوث أزمة ما. ومن خلال الجهود المتواصلة، تستطيع الشركات تحويل الأزمات إلى فرص وحتى تعزيز صورة علامتها التجارية وقدرتها التنافسية في السوق.